BPM (Business Process Management)

Термины

BPM (англ. business process management, управление бизнес-процессами) — концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям; основные принципы данной концепции — понятность и прозрачность бизнес-процессов.

Описание

BPM отвечает на следующие вопросы: какая, где, когда, зачем и как выполняется работа, кто отвечает за ее выполнение.

Управление бизнес-процессами — способ управления организацией, при котором деятельность рассматривается как совокупность взаимосвязанных процессов, направленных на создание целевого результата (товара или услуги), представляющего ценность для потребителя и приносящего доход организации в целом.

Основным отличием от других способов управления является то, что результат деятельности оценивается не по качеству исполнения отдельных функций каждым из подразделений организации, а по совокупному результату, полученному в ходе исполнения всех функций, по всей цепочке создания ценности. Это достигается за счет сокращения издержек взаимодействия между функциональными подразделениями, благодаря правильной организации процессов.

Таким образом, основная цель BPM — повышение эффективности системы управления.

Подходы к управлению

Управление бизнес процессами использует следующие подходы:

• Комплексная, понятная и документированная стандартизация процессов, включающая в себя создание набора стандартизованных процессов и возможности по их настройки под изменяющиеся условия;
• Постоянное улучшение процессов, включающее в себя ежедневный мониторинг, измерение, анализ и изменение процессов;
• Применение информационных технологий и программного обеспечения, включающие в себя моделирование бизнес процессов, применение CASE средств, автоматизацию бизнес процессов и их оптимизацию на основе информационных технологий.

Модули

BPM-система содержит, как правило, следующий набор базовых функциональных модулей:

• Репозиторий бизнес-процессов — единое хранилище описаний бизнес-процессов, обеспечивающее совместную работу всех заинтересованных лиц.
• Средство моделирования бизнес-процессов — визуальная утилита, позволяющая отображать бизнес-процессы в общепринятой нотации.
• Средство настройки бизнес-правил — среда разработки, позволяющая описывать детальные правила для бизнес-процессов. Например, алгоритмы выбора исполнителей для конкретных задач, проверки корректности введенных данных, стыковки с внешними системами и др. Эта среда может быть ориентирована либо на продвинутых пользователей, либо на разработчиков (в зависимости от особенностей BPM-системы).
• Средства для интеграции используемых в компании информационных систем на уровне бизнес-процессов, исполняемых в BPM-системе. Реализуется посредством стыковочных модулей для загрузки/выгрузки информации, инициации необходимых действий (при выполнении конкретных задач бизнес-процесса) во внешних системах компании: ERP-системе, CRM-системе и т.п.
• Рабочий портал — среда, в которой пользователи, вовлеченные в бизнес-процессы, получают и выполняют свои задачи.
• Средства анализа и формирования отчетов — система оперативной и аналитической отчетности, формируемой по текущему статусу и результатам выполнения бизнес-процессов.

Два значения BPM

Процессное управление или управление бизнес-процессами — когда речь о BPM, используют оба варианта.

BPM сравнивают с двухэтажным зданием:

1. Первый этаж — управление компанией как системой взаимосвязанных бизнес-процессов. KPI сотрудников и подразделений связаны с метриками процессов, которые работают на достижение целей компании.
2. Второй этаж — управление непосредственно процессами. Оно включает налаживание взаимодействия подразделений, поиск и устранение узких мест, лишних шагов, определение метода создания большей потребительской ценности.
3. Лестница между этажами — это обратная связь. С первого на второй идет информация о показателях работы, их сравнение с планами. Со второго на первый — улучшенные версии процессов.

BPM охватывает каждый аспект деятельности организации. Это стадии и процедуры процессов в компании, коммуникации между подразделениями, поддержка порядка использования ресурсов и инструментов. А также единая система целей, показателей эффективности и мотивация сотрудников.

4 этапа ВРМ

Цикл Деминга

Использование BPM-систем можно условно разделить на 4 шага: моделирование, исполнение, контроль, улучшение. Эти этапы цикличны.

• Моделирование. Модели бизнес-процессов создают в простом визуальном редакторе. Они привычны для аналитиков и понятны руководителям.
• Исполнение.' Готовая модель становится исполнимой. Сразу. Система отправляет сотрудникам задачи и нужные в работе данные. Они видят задачи в интерфейсе пользователя, выполняют работу, могут прикреплять к задачам файлы и оставлять комментарии.
• Контроль. Система отслеживает исполнение задач и формирует сводные отчеты. Просроченные поручения, временные и технические показатели, KPI — аналитика помогает выявлять проблемные участки и контролировать все аспекты работы.
• Улучшение. На основе метрик и отчетов, а также новых условий деятельности компании, прямо в ходе работы можно быстро изменять модели процессов. Есть возможность сравнивать разные версии, чтобы проверить результаты улучшений. С каждым разом компания работает еще эффективнее.

BPM и BPMS

BPM — это методология, которую применяют или не применяют компании. То, каким образом строят работу внутри и управляют ее эффективностью. Внедрение этого подхода связано с изменением культуры ведения дел и мировоззрения сотрудников.

BPMS (англ. Business Process Management System) разработаны, чтобы помочь компаниям в реализации BPM. Это ИТ-системы, которые позволяют строить модели процессов и создавать регламенты, обеспечивают их соблюдение, автоматически отправляют задачи сотрудникам и формируют отчеты по выполнению показателей эффективности. В таких системах можно объективно оценивать работу и быстро вносить в нее изменения. Любой текущий бизнес-процесс организации становится прозрачным и управляемым.