Алгоритм оптимизации численности персонала

База знаний

Материалы статьи предоставлены Ольгой Воропаевой

В жизненном цикле любой компании могут возникнуть события, которые потребуют задуматься над необходимостью сокращения издержек. Например, кризис продаж; неплатежеспособность заказчиков и, как следствие, высокая дебиторская задолженность; высокая конкуренция; изменение бизнес-процессов. Одно из возможных управленческих решений – это оптимизация расходов на персонал и, в частности, численности.

Если под оптимизацией подразумевать избавление от «балласта» в виде нерадивых, демотивированных, нелояльных сотрудников, то все решается относительно просто, оптимизация начинается сразу с управленческих решений. HR-у остается только юридически грамотно обосновать эти решения. Но такой подход потенциально несет конфликты, потерю квалифицированных кадров, снижение эффективности работы сотрудников в целом.

Как же провести оптимизацию численности персонала, так, чтобы сохранить лучшие кадры и достичь целей данного управленческого решения?

Предлагаю подойти к оптимизации как к процессу «инвентаризации» человеческих ресурсов, и как любой процесс он потребует системного подхода. Такая «инвентаризация» должна быть грамотно выстроена в соответствии с продуманным алгоритмом.

Оптимальный алгоритм будет выглядеть примерно так:

• Определение цели деятельности компании. Цель должна быть определена не только с точки зрения смысла существования компании вообще, но и с точки зрения достижимости этой цели исходя из оказывающих влияние факторов. Необходимо учитывать, что рыночная ситуация подвижна, и закладывать в перспективный план соответствующие изменения.
• Четкое формализованное выстраивание бизнес-процессов, с критериями оценки их результатов. Это ключевой этап и от того, насколько полноценно он будет проработан зависит конечный результат оптимизации.
• Определение функционала подразделений исходя из целей бизнес-процессов, его формализация.
• Аудит функционала, фактически выполняемого работниками. Выявление повторяющихся или излишних функций, определение недостающих.
• Сверка фактического функционала с формализованным. Сопоставление функционала с требованиями и целями бизнес-процессов. При необходимости внесение изменений в формализованную часть описания функционала.
• Тайминг работы и определение загруженности (фотография рабочего дня, определение, расчет нормативов, хронометраж, создание паспортов рабочих мест и т.д.).
• Расчет численности персонала оптимальной в настоящее время и в выбранной перспективе.
• Рациональное перераспределение функционала работников (удаление, перераспределение, добавление функций).
• Принятие управленческих решений по оптимизации численности:
  • Внесение изменений в штатное расписание;
  • Запуск движения персонала (перевод, увольнение работников и др.) ;
  • Изменение режима работы;
  • Изменение системы оплаты;
  • Привлечение заемного труда и др.

В чем же польза такого подхода? Использование данного алгоритма позволяет:

• Определить и выстроить в виде системы необходимый и достаточный функционал.
• Сохранить ценных работников.
• Сохранить уровень мотивации работников и, как следствие, эффективность их деятельности.
• Снизить эмоциональную напряженность при принятии непопулярных решений.
• Снизить уровень сопротивления персонала, за счет того, что данный алгоритм требует существенных временных затрат.
• Продемонстрировать бережное отношение ко всем работникам, дать работникам ощущение «справедливого» подхода.

Существенным недостатком этого алгоритма являются значительные временные затраты.

В результате различных причин от неэффективного руководства до изменения рыночной ситуации, а также на определенных этапах развития многие компании задумываются о сокращении издержек. Поскольку издержки на персонал зачастую составляют более пятидесяти процентов от общих затрат компании, то собственникам приходится идти на непопулярные решения, такие, как оптимизация численности персонала. Правильно подготовленный и грамотно реализованный процесс оптимизации позволяет, сократив издержки, сохранить самое ценное — людей, а также выстроить систему, освобождающую от необходимости в дальнейшем повторно принимать непопулярные решения.